Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

1 Identificación del Responsable de la Base de Datos

El responsable legal y custodio del fichero y base de datos donde se incorporan los datos suministrados a través de este portal web, órdenes de cotización y formularios comerciales es:

• Razón Social: DMS GLOBAL PRODUCTS LIMITADA (conocida comercialmente como Distribuidora Ferretera Limitada / DMS Ferretera).
• Cédula Jurídica: 3-102-885464.
• Naturaleza Jurídica: Sociedad de Responsabilidad Limitada debidamente constituida e inscrita en el Registro de Personas Jurídicas del Registro Nacional de la República de Costa Rica.
• Domicilio Social y Operativo: San José, Goicoechea, Calle Blancos, Costa Rica.
• Correo Electrónico para Asuntos Legales y Facturación: [email protected]
• Correo de Atención Comercial: [email protected]
• Central Telefónica: +(506) 4082-3740
• Línea WhatsApp Comercial: WhatsApp Comercial (Próximamente)

2 Marco Jurídico y Glosario según la Ley N° 8968

Para la correcta interpretación de la presente política, se adoptan los términos definidos en la legislación costarricense:

• Base de Datos: Cualquier conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
• Dato Personal: Cualquier dato relativo a una persona física o jurídica identificada o identificable. En nuestro modelo B2B, comprende datos de titulares, administradores, encargados de compras y agentes comerciales de los comercios clientes.
• Datos de Acceso Restringido: Datos que, aun formando parte de registros públicos, no son de acceso general irrestricto, requiriendo un interés legítimo para su consulta.
• Datos Sensibles: Información que revela origen racial, convicciones religiosas, opiniones políticas o datos relativos a la salud o la intimidad sexual. DMS Ferretera no solicita ni almacena datos sensibles en ninguna circunstancia.
• Titular del Dato: Persona física o jurídica a quien se refieren los datos objeto de tratamiento.
• Tratamiento de Datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, registro, conservación, modificación, consulta o cancelación de datos.
• PRODHAB: Agencia de Protección de Datos de los Habitantes, órgano de desconcentración máxima adscrito al Ministerio de Justicia y Paz de Costa Rica, competente para tutelar el cumplimiento de la Ley N° 8968.

3 Categorías de Datos Recopilados

DMS Ferretera es una empresa distribuidora mayorista enfocada en la atención a establecimientos ferreteros, depósitos y constructoras. Por tanto, los datos que recopilamos atienden estrictamente a la relación mercantil:

4 Finalidades del Tratamiento

De conformidad con el Principio de Finalidad (Art. 4 de la Ley N° 8968), los datos recopilados serán utilizados exclusivamente para los propósitos legítimos e informados al titular:

1. Procesamiento y Cotización Mayorista: Cotizar formalmente herramientas manuales, abrasivos HT Hecort, fijaciones, material eléctrico, plomería y brochas según requerimiento del cliente.
2. Coordinación de Visitas Comerciales: Programar la visita física de nuestros agentes comerciales de zona al mostrador de la ferretería en cualquiera de las 7 provincias de Costa Rica.
3. Apertura y Gestión de Líneas de Crédito: Analizar la capacidad crediticia para otorgar plazos de pago comercial a comercios formalmente constituidos.
4. Facturación y Cumplimiento Tributario: Emisión obligatoria de Comprobantes Electrónicos (Facturas Electrónicas, Tiquetes y Notas de Crédito) validados ante el Ministerio de Hacienda de Costa Rica mediante el sistema de Factura Electrónica vigente.
5. Logística y Rutas de Despacho: Planificar entregas en camiones propios o transporte autorizado hasta las bodegas del cliente.
6. Envío de Catálogos y Actualizaciones Solicitadas: Remitir listas de precios mayoristas o catálogos en formato digital (PDF) por solicitud voluntaria del titular.
7. Seguridad del Sitio Web: Garantizar la disponibilidad operativa, prevenir ataques informáticos y verificar la integridad de las comunicaciones.

5 Consentimiento Informado (Art. 5 de Ley N° 8968)

El tratamiento de los datos personales y comerciales descritos en esta política se basa en el consentimiento libre, expreso, informado e inequívoco que el titular otorga al interactuar voluntariamente con nuestras plataformas:

• Al marcar la casilla obligatoria de verificación en nuestro Formulario de Registro Mayorista: "He leído y acepto la Política de Privacidad y los Términos de Uso de DMS Ferretera".
• Al iniciar comunicaciones voluntarias a través de nuestros canales oficiales de WhatsApp comercial o correo electrónico solicitando cotizaciones, listas de precios o visitas.
• Al navegar por nuestro sitio web de conformidad con nuestra Política de Cookies.

El suministro de los datos solicitados es voluntario, si bien indispensable para poder procesar cotizaciones comerciales, emitir facturas legales y coordinar visitas o despachos físicos.

6 Destinatarios de la Información y Transferencia de Datos

Compromiso Institucional de No Comercialización: DMS Ferretera NO vende, no alquila, no cede ni comercializa bajo ninguna figura bases de datos personales o comerciales a terceros con fines publicitarios, de telemercadeo o prospección no autorizada.

Los datos podrán ser comunicados única y exclusivamente a los siguientes encargados de tratamiento y entidades bajo rigurosos acuerdos de confidencialidad y deber de secreto:

• Proveedores de Infraestructura Tecnológica: Servidores web y proveedores de hosting seguro que almacenan la plataforma bajo estándares internacionales de ciberseguridad.
• Plataformas de Comunicación Directa: Meta Platforms Inc. (proveedor de la API y servicio de WhatsApp Business) únicamente cuando el cliente elija comunicarse por dicho canal.
• Proveedores de Facturación Electrónica: Plataformas homologadas autorizadas por la Dirección General de Tributación de Costa Rica para la generación y timbrado de comprobantes electrónicos.
• Autoridades Gubernamentales y Judiciales: Ministerio de Hacienda, PRODHAB o Tribunales de la República de Costa Rica, única y exclusivamente cuando medie orden judicial o disposición imperativa de la ley costarricense.

7 Medidas de Seguridad y Custodia (Art. 10 de Ley N° 8968)

DMS Ferretera adopta las medidas técnicas, organizativas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su alteración, pérdida accidental, tratamiento o acceso no autorizado:

• Cifrado de Comunicaciones: El sitio web opera bajo protocolo seguro HTTPS con certificados TLS/SSL de alta gradación para proteger la transmisión de datos entre su navegador y nuestros servidores.
• Control de Accesos: Acceso a bases de datos restringido exclusivamente al personal comercial y administrativo autorizado bajo principios de menor privilegio y deber formal de confidencialidad.
• Copias de Respaldo: Respaldos periódicos de bases de datos almacenados en entornos redundantes y aislados contra incidentes informáticos.
• Protección contra Amenazas Digitales: Monitoreo continuo contra inyecciones de código, ataques DDoS y rastreo no autorizado.

8 Plazo de Conservación de los Datos

Los datos personales y comerciales se conservarán durante los plazos estrictamente necesarios para cumplir con las finalidades expuestas:

• Durante la Relación Comercial: Mientras el cliente mantenga una cuenta activa, pedidos en trámite o líneas de crédito vigentes con DMS Ferretera.
• Obligaciones Fiscales y Mercantiles: La información asociada a facturas electrónicas, órdenes de compra y libros contables se conservará durante el plazo legal de prescripción de 5 años establecido en el Código de Normas y Procedimientos Tributarios y el Código de Comercio de Costa Rica.
• Consultas y Prospectos: Los datos de consultas que no culminen en una relación comercial formal serán eliminados o anonimizados tras un periodo de 24 meses de inactividad, salvo solicitud previa de cancelación por parte de su titular.

9 Derechos ARCO del Titular y Procedimiento de Ejercicio

De conformidad con los Artículos 13, 14, 15 y 16 de la Ley N° 8968, usted o su representada legal ostentan los siguientes derechos fundamentales respecto a sus datos personales en posesión de DMS Ferretera:

Procedimiento Formal para Ejercer sus Derechos ARCO:

Para interponer formalmente cualquier solicitud de Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición, el titular o su representante legal debidamente acreditado deberá enviar una comunicación escrita:

1. Canal de Recepción: Vía correo electrónico a [email protected] con el asunto "Ejercicio de Derechos ARCO - Ley 8968", o mediante entrega material en nuestras oficinas en Calle Blancos, Goicoechea, San José, Costa Rica.
2. Requisitos de la Solicitud:
   • Nombre completo del titular y de la ferretería o comercio representado.
   • Copia legible de la cédula de identidad física (costarricense o DIMEX) o personería jurídica vigente con no más de 1 mes de emitida.
   • Descripción clara y precisa del derecho que desea ejercer (Acceso, Rectificación, Cancelación u Oposición) y de los datos correspondientes.
   • Dirección de correo electrónico o número telefónico para recibir la notificación de respuesta.
3. Plazo Legal de Respuesta: Conforme al Artículo 16 de la Ley N° 8968, DMS Ferretera resolverá y dará respuesta formal y motivada a su solicitud dentro del término improrrogable de cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción formal del requerimiento completo.

10 Tutela Administrativa ante PRODHAB

11 Actualizaciones y Modificaciones a la Política

DMS Ferretera se reserva el derecho de modificar o actualizar la presente Política de Privacidad en cualquier momento, con el fin de adaptarla a novedades legislativas, jurisprudenciales de los tribunales de Costa Rica, directrices vinculantes de PRODHAB o cambios operativos en nuestro modelo de distribución mayorista.

Cualquier modificación sustancial será debidamente publicada en esta misma página web indicando la fecha de última actualización. Le invitamos a revisar periódicamente este documento para mantenerse informado.